中途採用と新卒採用でデータベースを分けることで最適化でき、施策や候補者の幅が大きく広がった

HRMOS採用のUI/UXそのままで、新卒採用の管理に最適化された「新卒エディション」がリリースされた

―まず、お二人の役割を教えていただけますか。

脇：
私は採用チームでチームリーダーをしています。主に中途採用の全体管理と、新卒採用では学生とのやりとりやイベント運営を担当しています。候補者との日程調整や面接官からの面接評価の回収など、一日の半分以上はHRMOS採用を操作しています。

池上：
私は採用チームの上位組織の採用広報ユニットで、広報と採用のマネージャーを務めています。新卒採用は専任担当者がいないので、私がファーストタッチからクローズまで担当しています。他にはコーポレート広報や事業広報なども担当しています。

―HRMOS採用「新卒エディション」導入の経緯を教えてください。

脇：
HRMOS採用「新卒エディション」は2020年10月に導入しました。当時、先行して利用していた中途採用版のHRMOS採用を使って、中途採用データベース内で新卒採用の選考管理もしていましたが、中途採用と新卒採用で選考フローが大きく異なるため、管理のしにくさを感じていました。具体的には、新卒採用の場合、選考フローに乗るまでにカジュアルな面談が多くなる傾向があり、選考前ステータスで滞留する候補者が増えるなど、管理上の難点がありました。そんな折、HRMOS採用「新卒エディション」がリリースされたと聞き、中途採用と新卒採用を分けて管理できる点に魅力を感じ、導入に至りました。

―中途採用版のHRMOS採用で新卒採用も一緒に管理する点にご苦労されたのですね。

脇：
はい。中途採用と新卒採用で管理に必要な絞り込み条件が違うので、中途用と新卒用、それぞれの候補者に付けるラベルの種類がとても多くなってしまったんです。データベースを分けたことでその点も解消され、候補者の管理が非常にしやすくなりました。

池上：
他にも、新卒採用イベントを実施すると学生の候補者が一気にデータベースに入ってくるので、画面上で中途採用の候補者の表示順位がどんどん下がってしまうなど、細かいストレスがありました。やはりデータベースは分けたほうが頭を切り替えやすくなるので良いですね。

―「新卒エディション」導入にあたって、社内ではどのように意思決定されたのでしょうか。

池上：
新卒採用に専任担当者がいないなかで、「増える管理工数や人件費に比べたら、お支払いする金額のほうが断然安い」という判断で、上司の承認を得ました。

―「新卒エディション」を使ってみたご感想はいかがですか。

脇：
使い勝手がとても良く、最も魅力的に感じているのは「イベント管理機能」です。新卒採用はイベントからスタートする場合が多いので、この機能はとても使えますね。学生のイベントへの出席状況もチェックしやすいため、かなり活用しています。

また、イベントに参加した学生にはイベント後に必ずコンタクトを取るので、アンケートを一斉送信する「アンケート機能」もとても使いやすいです。これまではイベント後に個別に連絡をしていましたが、この機能を使えばアンケートをカスタマイズしたり、回答後の次のアクションも一括で設定できるので、作業が圧倒的に楽になりました。中途採用版のHRMOS採用にはない、新卒採用の管理ならではの機能がたくさんついている点にありがたさを感じています。

これまで出会えなかった候補者とも出会えるようになった

―「新卒エディション」活用で、業務の効率化以外にも感じられた効果があれば教えてください。

池上：
イベント管理や案内の一斉送信ができたことで、打てる施策の量や幅が広がったことがまず大きな効果です。具体的には、合同説明会に参加した際、学生から個人情報をいただくために、以前は「LINE」登録をしてもらい一件一件その後のステップの案内をするなど細かい作業をしていました。今は連絡先をいただいたら、それを「新卒エディション」にインポートするだけで、案内の一斉送信やリマインドが簡単にできます。結果、迷わずに合同説明会に出展したり説明会を実施したりと、施策の量や幅を広げられています。

また、候補者の多様化の面でも効果を感じています。打てる施策が拡大したことで、広く母集団を作っていく活動ができるようになりました。その結果、「新卒エディション」導入前に比べ、他社と併願している学生が選考の後半フェーズまで残ることが増えました。大手企業とてんびんに掛けてくれる学生も増えています。

―新卒採用に関わる面接担当者の方々にも何か変化はありましたか。

池上：
現場の面接担当者もHRMOS採用を見て進捗確認をしているので、中途と新卒の採用管理システムが分かれたことで、候補者の状況を確認しやすくなったようです。

―新卒採用の今後の展望を教えてください。

池上：
新卒の一斉採用を始めたのが「新卒エディション」を導入した21卒からですが、21卒で5名、22卒で8名が入社してくれました。ただ、弊社では新卒採用に目標人数を設けていません。目標を掲げてしまうと、目標に向けて無理をしたり、要件を変化させたりすることにもつながりかねないからです。新卒採用でミスマッチが起きるのは、会社にとっても、特にご本人にとっても良くないと強く思っています。また、入社後のサポートを勘案すると、多くても10名程度の採用をしばらく続けていきたいと考えています。しっかりとマネジメント体制を整えることで、将来により多くの新卒メンバーを受け入れられる会社にしていきたいです。

―最後に、「新卒エディション」導入検討中の方に向けたオススメポイントを教えてください。

池上：
中途採用版のHRMOS採用と同じように、「新卒エディション」でもカスタマーサクセスの担当者の方が本当に親身になってサポートしてくれます。弊社の場合、データインポートの際にCSV作成を手伝ってくださり、手厚いフォローをいただきました。機能面だけでなく、サポート体制なども心配がないのでオススメです。