ウルシステムズ株式会社

業界： ITコンサルティング
事業概要：戦略的ITコンサルティング事業、ITソリューション事業
従業員数：約273名（2017年3月時点）

ウルシステムズ株式会社は、2000年に創業された「戦略的ITコンサルティング」のリーディングカンパニーです。高い技術力と独自の知的資産を武器にビジネスとITのギャップを埋めるコンサルティングサービスを提供しています。特徴は中立・独立の立場でユーザー企業に深く入り込み、戦略の立案からプロジェクトの実行まで手がける「発注側支援」というスタイル。製造・流通、金融、情報サービスなど幅広い優良企業から支持を集めています。

導入の目的

コア業務に注力できる体制を作りたい

課題

採用管理の方法が効率的でない
情報の分散を埋めるため、膨大な手作業が発生している

導入の決め手

情報を一元管理したかった

効果

採用業務のオペレーションを75％削減できた
新卒の採用管理でも活用し、選考スピードをあげられた
情報の一元化で「HRMOS採用だけ見れば大丈夫」という安心感が得られた

「やり残したタスクがあるのではないか」という不安が常にあった

ー現在の採用人数や採用媒体などを教えてください。

直近の年間採用目標はキャリア30名、新卒7～8名で、採用の目標は達成できています。採用媒体はほとんど使っていません。主な応募ルートは人材紹介会社です。

ーHRMOS（ハーモス）採用管理（以下、HRMOS）導入前はどのような採用管理をしていましたか？

候補者や人材紹介会社とのやりとりはメール、面接の評価は紙のチェックシート、候補者情報は「Excel」で管理していました。応募日や選考ステージ、ステータスなどを記入していました。

やり方としては非効率だったと思います。情報が散在しているので、必要なときにすぐに取り出せません。例えば、ある候補者の状況を調べたいとき、メールのやりとりをさかのぼったり、キャビネットの中にあるたくさんの履歴書から該当候補者の履歴書を探さなければなりません。応募者リストの更新にも苦労していました。応募や面接のたびにリストを更新しなければなりませんが、後回しになりがち。その結果、採用活動全体の状況をリアルタイムに把握するのが困難でした。

情報の分散を埋めるために膨大な手作業が発生しており、それに追われる日々が続いていました。当然、抜け漏れも出てきます。何かやり残したタスクがあるのではないか、そんな不安が常にありました。

コア業務に注力できる体制が整い、採用決定数が2倍に

ーHRMOSを導入し、どのような効果を得られましたか？

何より大きいのは情報の一元化です。候補者の情報や人材紹介会社とのやりとり、面接官の評価コメントなどをHRMOSに集約できました。レポート機能を使えば全体状況もリアルタイムに確認できます。「必要な情報はすべてここにそろっている」「HRMOSだけ見れば大丈夫」。そんな安心感が得られました。

HRMOSならではの機能も重宝しています。例えば、テンプレートによってメールの定型部分を作成する手間が省けましたし、未対応フラグのおかげで問い合わせへの対応漏れもなくなりました。日程の調整や評価の管理といったタスクは難しいものではありませんが、数があるので多くの時間をとられがちです。しかも、それだけでは価値を生まない。それを効率化できるのはありがたいですね。

HRMOSの導入によって時間が空いた分、より重要なタスクに時間を費やせるようになりました。例えば、応募数を増やすための戦略を考えたり、人材紹介会社へのフィードバックをきめ細かくしたり、候補者を口説いたりといったことに時間をさけるようになったのです。結果として、導入前と比べて応募数が増えました。採用決定数も2倍近くに伸びています。

ちょうどその頃、HRMOSのカスタマーサクセスチームとの打ち合わせがありました。アドバイスを求めたところ、求人ラベル機能や検索フィルタの保存機能を駆使してはどうかと紹介されたのです。求人にラベルをつけて新卒と中途を区別し、フィルタ機能で絞り込む。これなら問題ないと、新卒採用の管理もHRMOSで管理することになりました。

やってみてわかったのは、HRMOSは新卒採用とも相性が良いということ。新卒採用の特徴は短期間に大量の候補者とお会いする点です。それをサポートする機能がそろっているのです。例えば、メール一括送信機能。会社説明会のリマインドや面接打診のメールを送るときに活躍しています。ラベル機能も駆使しています。参加した説明会や選考ステージ、各面接での評価結果、SPIの点数などを付与して、一覧画面で選考状況を一目で把握できるようにしています。

採用業務のオペレーションを75％削減。HRMOSがなければもう1人必要だった

ー新卒採用の管理をHRMOSで行うようになって、どんな効果を得られましたか？

選考スピードが格段にあがりました。優秀な候補者は引く手あまたですから、オペレーションが原因で他社に遅れをとることは避けたいところです。ところが、「Excel」とメールの運用では候補者にメールを送るだけで、2～3日かかっていました。HRMOSに移行した後はミスなく素早く調整できるようになり、採用業務のオペレーションを75％削減できました。HRMOSがなければもう1人採用担当者が必要だったと思います。

面接官からの評価コメントの分量が増えたのも導入の効果です。HRMOSに評価を入力するようになってから、手書きの5倍ぐらいコメントを書いてくれるようになりました。実務経験のない新卒学生の場合、人柄に対する評価が相対的に大きいため定性的なコメントが重要です。どんなエピソードを聞き、どんな魅力を感じたのか。詳細に記入してもらえれば、その後の面接でより詳しい話を聞いたり、違う話を聞いたりできます。志向にあわせて口説くこともできるでしょう。

余談ですが、何人かの面接官が「自分が面接した候補者がどうなったか分かるのがうれしい」というフィードバックを寄せてくれました。新卒採用では面接官も候補者に思い入れを持つようで、自分が見込んだ候補者が順調にステップを上がっているのを見るとうれしいようなのです。不合格になった場合も、どこが懸念材料だったかが分かり、面接官のモチベーション向上にもつながっています。