候補者情報の一元管理によりオペレーション業務を大幅削減！人材紹介会社との連携強化、面接の質向上に向けたアクションもとれるように

中途採用の本格始動と同時に、情報管理の効率化が必要だった

ーHRMOS採用導入のきっかけはなんでしょうか？

HRMOS採用導入を決めた2018年10月まで、採用は新卒採用を中心に行っていました。中途採用に関してはリファーラル採用でいい方がいれば採用する程度で、人材紹介会社とのお取引もほとんどありませんでした。ただ、今後の事業成長を考えれば、スキルや経験を持った人材は必要不可欠です。新卒入社のメンバーの育成にも課題があったので、マネジメント層の採用にも力を入れたかった。中途採用を本格的に始めようと経営陣に提案したタイミングで、採用管理システムの導入も検討し始めました。

新卒採用は「Google スプレッドシート」で管理しており、そこに中途採用の情報管理が加われば、メールのやりとりや選考ステータスの管理もさらに煩雑になります。人材紹介会社とのお取引も一気に増やしたいと考えていたので、連絡の漏れなどもチェックできるHRMOS採用を選びました。また、いずれは、選考時の評価と入社後の活躍との相関性を見て、人材活用の観点でも分析をしたいと思っており、選考時の評価を蓄積できる点も決め手でした。

週1回の採用状況報告会も、レポート機能を使えば準備が簡単に

ー導入後、オペレーション業務はどう削減されましたか？

人材紹介会社とのお取引を拡大し連携も深めているので、求人票を一括で複数の人材紹介会社に展開できるなど、連絡のやりとりもとてもスムーズになりました。候補者の評価フィードバックや面接について社内で話す時間もでき、採用数を増やすためのコミュニケーションができているのは有意義だと思います。

月に約80名の応募に対応していますが、候補者の履歴書・職務経歴書、選考ステータス、面接官の評価情報をHRMOS採用上で、すべて一括で見られるのはすごく楽です。

チャットボット部門はエンジニア採用が中心なので、書類選考の段階から、業務内容をよく知る現場に任せています。一方、デジタルマーケティング事業部では、営業、広告コンサルタント、ディレクターを募集し、書類選考はすべて私が担当。1次面接も私が対応し、現場のディレクターにも同席してもらいます。「この候補者の履歴書はどこだろう」「書類選考はどう評価したんだっけ」など、過去の履歴を確認したいときも、HRMOS採用にアクセスすればすぐにわかります。人材紹介会社や現場の面接官とのメールのやりとりを確認する手間が省けただけでも、かなりの時間短縮になっています。

また、当社では毎週金曜日の締め会で、全社へ新卒・中途採用状況の報告をしています。レポート機能を使えば、中途採用の各職種への応募数、面接数などをすぐに出せる。準備にパワーがかからないのがうれしいですね。

孤軍奮闘する「一人人事」の方こそ、HRMOS採用という「相棒」の活用を

ー今後、HRMOS採用を活用して行いたいことはありますか？

現在も進めていますが、面接官ごとの選考通過率・内定承諾率を見ながら、社内全体の面接官のレベルアップを図りたいです。内定承諾率の高い面接官の面接に別の方を同席させて、候補者とどういうコミュニケーションをとっているのか、事業・業務内容をどのように説明して、動機づけしているのかを知ってもらう。こうして、面接の質を底上げしていければと思っています。また、人材紹介会社ごとの選考通過率を見ることで、どの職種にどの人材紹介会社が合うのかなどデータ分析も深めていきたいです。実際に、職種に応じて、別々の人材紹介会社にお願いしたところ、選考通過率が上がった実績があります。各社の特徴と傾向を見ることで、採用効率はもっと上がるのではないかと考えています。

ゆくゆくは、選考時の評価と入社後の活躍の関連性も見ていきたいですね。当社に定着し活躍する方、成果を出す方は、面接時にどんな評価だったのか。どんな経歴で、どういうタイプの方なのか。それらの傾向を見ることで、入社後の、当社と候補者が相互に高め合うような関係を築いていくための採用ができると思います。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

採用業務を一人で頑張っている方は、HRMOS採用によって業務がとても楽になると思います。採用状況のレポート分析を「Excel」で作成するのは大変で、資料を作るだけで半日が終わってしまいます。一人でマルチタスクをこなさなければいけない「一人人事」の方こそ、「画面上のバディ（相棒）」がいれば心強いはず。私自身、日程調整だけで終わらずに面接官の質の向上まで考えられるようになったのも、HRMOS採用があったからだと思います。