オペレーション業務の大幅な削減により、第二新卒採用の本格的なスタートが可能に。採用手法を広げる余力ができ、応募者の拡大につながった

10年以上使っていた採用管理システムからHRMOS採用へ。負荷やリスクとなっていた書類管理や社内外への連絡をすべて一元管理したかった

ーHRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか？

2018年7月に採用と研修に特化したチームが発足し、そこのマネージャーをやらせてもらうことになったのですが、会社の方針やワーキングマザーである自身の働き方を考えた時に、まずチーム全体の生産性を高めることが、最初に手を付けなければならない課題だと感じていました。

改めて業務の棚卸しをしてみると、中途採用のやり方が面白いくらいアナログで（笑）。逆によくこれで今まで回せていたなと思えるほどでした。それまで10年以上使っている採用管理システムがあったのですが、システムをうまく利用できていなかったこともあり、手作業が多く発生していました。このご時世に、「Entertainment×Tech」をうたっている会社にもかかわらず、応募の書類はなんと紙での郵送。その後もメール、Googleドライブ、Googleスプレッドシートなど、一つのIDにもかかわらず管理ツールが複数にまたがっており、管理が煩雑になっていたことに加え、情報管理という点で事故が起きてもおかしくない状態でした。

採用でチャレンジしてみたいことや戦略として考えなければならないことはいくつもあったのですが、現状のままでは日々のオペレーションに追われ、とてもではないですが手がつけられない……。そんなときに、たまたま目にした広告がHRMOS採用でした。HRMOS採用であれば、IDごとに人材紹介会社様や候補者の方とのやりとり、書類管理、現場担当者への共有、スケジュール設定、申し送り、評価結果確認などを全てシステム上で行えると知り、「これだ！」と思いました。

ー数ある採用管理ツールのなかでも、HRMOS採用を選んだ理由とは？

他社の人事担当者や人材紹介会社からの評判と、誰もが使いやすいUI/UXです。10年以上社内で活用していたシステムからの切り替えだったため、「せっかく変えるならベストなものを」と、数社を比較して慎重に検討しましたが、世の中でより多く使われているシステムのほうが、さまざまなデータや改善の要望の声が集まりやすく、より使いやすいものになっていくのではないかという期待がありました。また、比較したすべての企業様が「競合はHRMOS採用」とおっしゃっていたのも決め手の一つになりました。シンプルで洗練されたデザイン、操作性の高さも大きな魅力です。

オペレーション業務の削減により、第二新卒採用への本格着手、人材紹介会社との連携強化が進んだ

ーHRMOS採用導入後、オペレーション業務はどう変わりましたか？

複数のツールを行き来していたところから、HRMOS採用の画面だけで仕事が完結できるようになり、時間にかなり余裕が生まれるようになりました。以前はなかなかとれなかった採用に関するミーティングの時間も、きちんととれるようになりました。

当社では、現場担当者のアテンドや採用全体の方針を決める人事・採用担当者2名のほか、オペレーション業務を専任で担当するメンバーが2名います。彼女たちからは「内定までの1名あたりのリードタイムが短期化されたのと、多数の候補者の方とのやりとりをするなかでのミスが減った。ポジションごとに進捗のサマリーが簡単に把握できるのもありがたい」といううれしい声が上がっています。

社内の連携もとてもスムーズになり、情報共有や連絡の漏れも大幅に減りましたね。例えば、書類選考を通過する方がいれば、以前は現場の採用担当者、オペレーション担当者にそれぞれ連絡をしていたのですが、HRMOS採用では「書類選考合格」のステータスに変更すれば自動で連絡がいきます。不採用だった場合も、その理由をメモで残しておけば、誰でも見ることができるので、その都度、情報共有をする必要がありません。

現場の面接担当者への申し送り資料も、以前は「Excel」で作成してメールで送るなど手間がかかっており、面接直前に「あの資料、どこいったっけ？」と焦ることもたくさんありました。それらの煩雑な要素が一切なくなったことで、採用業務は本当に楽になりました。

採用に関わっているメンバーの工数を考えると、トータルで約4割の工数が減っているのではないかと思っています。

ー導入によって得られた効果、採用実績の変化はありますか？

時間に余裕ができたことで、“志”キャリア採用（中途採用）と“志”チャレンジ採用（障がい者採用）へのテコ入れができたのに加え、“志”ポテンシャル採用（第二新卒採用）を新たに始めることができました。当社では以前から29歳未満であれば新卒・既卒関係なく誰でも何度でも応募ができる「“志”一括採用」を導入していたのですが、実際は新卒が98％近くを占めており、いわゆる既卒の若手優秀層にリーチができていませんでした。業務効率が上がったからこそ、「通年採用で窓口をオープンにする」第二新卒枠を設けることができ、スタートして5カ月ですでに数百名の母集団ができています。しかも、応募してくださる方々が本当に多種多様で、これまでの枠組みでは出会えなかったような人材がたくさん集まってきており、想像以上の実績が出ています。

新しい採用枠を導入するうえで、評価項目をカスタマイズできる機能も助かっています。採用種別に応じて評価項目も変わってくるため、それらを設定することで、面接担当者に評価の基準を示すことができます。採用フェーズの違いがあってもすべて一元管理できるのがうれしいです。

また、HRMOS採用の導入によって人材紹介会社との契約数も一気に増やすことができました。これまではメールで来たものをこちらで登録しなければならなかったのですが、今は人材紹介会社様が応募者の方の情報をHRMOS採用上に直接アップしてくださるため、リードタイムが短くなりました。現在は、採用HPからの直接応募、人材紹介会社、求人媒体、ビズリーチ・ダイレクトのようなスカウト型のデータベースと、複数の採用チャネルを並行して活用しています。

充実した分析ツールを活用し、採用戦略の立案に役立てていきたい

ー今後、HRMOS採用を活用して行いたいことはありますか？

蓄積されたデータを活用し、採用チャネル別の良しあしの分析をしていきたいですね。面接担当者の評価にも偏りがあるので、それらをならして評価基準の統一を図るなど、やりたいことはたくさんあります。分析ツールが充実していることもHRMOS採用導入の決め手だったので、採用戦略を考える新たなフェーズに入っていきたいです。

ー人事・採用担当者へのメッセージはありますか？

当社のように、長い期間、同じシステムを利用し続けている企業様は少なくないと思います。システムの切り替えというと、データの移行が大変そう、初期設定が面倒くさそう……と思われがちですが、当社は1～2週間でHRMOS採用への切り替えを完了できました。本当に必要なデータだけを移行すればいいので、膨大なデータの整理にもなります。

担当者の業務が削減されたことで「みんなが本来やるべき仕事に時間とパワーを使える」状態になりました。もちろん効果はある程度期待して導入したのですが、正直それをはるかに上回る結果に私たち自身も驚いています。その影響力を考えれば、HRMOS採用の導入は非常に費用対効果が高いと思います。