株式会社鎌倉新書

業界：インターネットサービス・出版
事業概要：ライフエンディング事業、ライフエンディング関連書籍出版事業
従業員数： 121名（2019年1月時点）

1984年、仏壇仏具業界向け書籍出版社として設立後、情報加工会社として再定義。2000年に全国の葬儀社検索サイト「いい葬儀」をスタートさせたのを皮切りに、「お墓」「仏壇」「終活全般」「介護・みとり」「相続・遺品整理」におけるインターネットサービスを事業の中核に。2015年には東京証券取引所マザーズ上場（2017年に東証1部へ）も果たしました。広範な事業展開に伴い、採用活動も強化中。HRMOS採用をどのように活用されているのか、経営管理部人事グループのグループマネジャーである中久保完治様に伺いました。

導入の目的

カレンダーやメールソフトなど各種ツールを組み合わせた複雑な採用を、一元化してミスなく行いたい
採用事務に追われるのではなく、データにもとづいた採用プロセス改善・採用課題の解決に着手したい
今後の事業拡大に備えてタレントプールやリファーラル採用の仕組みを構築し、採用数を増やしていきたい

課題

人事グループが採用事務に追われていて、本来行いたいデータ分析や採用プロセス改善・採用課題の解決に着手できなかった

導入の決め手

採用チャネルとして重視していた「ビズリーチ・ダイレクト」との自動連携・進捗連携機能があった

効果

面接官による評価確認や日程調整などに費やす時間を、80％削減
採用事務の省力化により、人材紹介会社の開拓や求人媒体活用を行うことができ、応募数2倍を実現
HRMOS採用で作成した自社採用サイトから、約2カ月で70件の応募を獲得
応募フォーム作成が容易なため、カジュアル会社説明会を開催しやすく、タレントプールなど将来的な母集団形成に着手することができた

採用活動のボトルネックだった事務作業の負担を、一括管理で一気に軽減

ー御社の採用体制について教えてください。

当社の人事グループでは、新卒・中途の採用を2名で担当しています。経営年度が切り替わる1月からの4カ月間ほどが、各部門から採用ニーズが上がってくる、採用活動の繁忙期。そこをいかにスムーズに進められるかが年間の採用の成否に直結します。HRMOS採用導入前の2018年は月に約100名を選考しており、担当者2名で採用事務作業をするだけで手いっぱいでした。

それというのも、進捗管理や連絡にさまざまなシステムやツールを使っており、業務フローが複雑になってしまっていたのです。「Googleカレンダー」「Googleスプレッドシート」「Chatwork」「メールワイズ」「キントーン」などを状況に応じて行き来しており、一つ一つの作業には便利でもトータルの流れでは複雑で、マニュアルも作れない状態でした。

また、当社のスタイルとして、面接の日程調整は人事が行いますが、面接自体は各部門の責任者のみで行います。二次面接以降を行う役員等も含めると、全社で面接官となり得るのが二十数名に上り、面接後の評価を確認するだけでも一仕事です。「Googleスプレッドシート」に評価を入れてくれているかを確認し、まだであれば「Chatwork」で催促をしますが、そうして手間取っているうちに候補者への連絡が遅れ、採用がなかなか進みません。採用においてボトルネックになってしまっている事務作業を何とか改善しなければ、ということで、2019年採用に向けて採用管理システムを導入することにしました。

ー検討はどのようにされたのですか？

CRMなど一般的な顧客管理システムも含め、一通りの採用管理システムを比較検討しました。重視したポイントは「Googleカレンダー」との連携、人材紹介会社や2018年から注力し始めたリファーラル採用を効率よく簡便に管理できること、それに採用チャネルとして重要視していた「ビズリーチ・ダイレクト」との自動連携機能・進捗連携機能です。HRMOS採用は全ての点で申し分なく、特に決め手となったのは、「ビズリーチ・ダイレクト」と連携できたことでした。また、その他のスカウト媒体との連携機能も開発中であるなど、将来的なサービスの拡充方針が当社の求めるものと合致していました。

実は、コストだけを考えるともっと手頃なシステムは他にあったのですが、全ての管理画面を一通り操作させてもらったところUI/UXの優位性も高かったので、最終的に、採用事務専門のスタッフを1名採用するより、費用がかかってもニーズを全て満たせるHRMOS採用にコスト投下しようということで、決裁が下りました。

前年より倍増した、月200名の選考フローをスムーズに管理

ーHRMOS採用を導入されてみて、改善できたことはありますか？

各部門・職種の面接官にはUI/UXが直感的で使いやすいと好評です。人事グループとしては、面接後の評価を確認する作業などが80％削減できました。その分、本来やりたかったことに着手できています。たとえば人材紹介会社を新規開拓し、2018年は3～4社に依頼していたところ、現在は新卒を含め20社ほどに依頼をしています。また、進捗管理が容易なので、求人媒体を積極的に活用する施策も実現できました。月100名だった応募人数が、2019年は月200名と倍増していますが、スムーズに採用管理を行えています。従来は手が回らず各部門に任せていたパート・アルバイト採用や、新卒研修なども人事グループで実施できるようになりました。

そのほか、HRMOS採用で作成する求人ページで自社採用サイトを運用するようにしたので、他の採用チャネルと同様に一括管理でき、個々の求人に対する応募数やその後の選考通過率、内定承諾率といった動きが把握しやすくなっています。

ー採用事務が省力化できた分、分析等に時間をかけられますね。

そうなんです。求人内容を精査して小まめに手直ししています。こういったことこそ、採用担当として本来やりたかったこと。そうした改善が効いているのか、自社採用サイトからの応募人数が目に見えて増えました。2カ月弱で70件ですから、毎日のように応募が来ていることになります。

また、応募フォームを簡単に作成できるので、中途向けにカジュアル会社説明会を随時開催しています。すぐ応募には至らなくても当社に興味のある方が、数人単位ですぐ集められますので、こうしたタレントプールにも今後注力していきたいです。

ーそのほか、改善できた点はありますか？

これは当社特有かもしれませんが、選考過程で当該候補者について採用ポジションを変更することがよくあるのです。たとえば葬儀部門のWebディレクター職で一次面接を受けていただいたけれど、実は仏壇部門のほうが合っていると面接官が判断し、仏壇部門で二次面接に進んでいただくこともあります。その際に面接官だけで話をして、人事グループでは把握しておらず、内定を出す段階で初めて知るということも、これまでは起こっていました。

現在はこうした変更もHRMOS採用で把握できるので、連絡漏れの心配やストレスがなくなっています。2019年は求人媒体を増やしたので従来よりも多くの選考が同時並行的に進んでいます。この状況でHRMOS採用がなかったら、到底管理しきれていなかったでしょう。

ー今後、HRMOS採用で行っていきたいことは何でしょうか。

もっと圧倒的な母集団形成に、ぜひとも取り組みたいですね。毎日30～40件応募が来るようにしたいですし、当社の成長や事業展開からすればその可能性は十分あります。そのためにあらゆる採用チャネルをフル活用したいですし、採用ニーズが出てきたらタレントプールのなかからも良い人材に当たれるような環境をめざしたいです。