HRMOS採用による情報の一元管理で、エンジニアによる構造化面接の設計など、現場主導の採用活動が可能に！

「Excel」とメールによる二重の情報管理から脱したかった

ーHRMOS採用導入のきっかけはなんでしょうか？

伊藤：
中途採用は私一人で担当しているのですが、導入前、候補者情報は「Excel」で管理していました。人材紹介会社からの候補者情報を「Excel」に手で打ち込み、応募書類には個別にパスワードをかけて管理していたので、メールの確認漏れや候補者情報の不足があってもチェックできるメンバーがほかにいません。さらに、面接の評価シートは紙で運用しており、検索性もかなり低かった。この状態はまずい……という危機感が大きく、誰が見ても採用の進捗や、候補者の情報がわかる状態にしたいと思っていました。

宮本：
私は新卒採用を担当しており、採用管理システム自体は他社のものを使っていました。HRMOS採用は操作性がよく、学生への連絡を一斉送信できるなど社外とのコミュニケーションもとりやすいように感じました。新卒・中途両方に使えるツールとして2019年1月に導入を決めました。

情報の一元管理によって、エンジニア主導の採用活動を実現

ーHRMOS採用をどのように活用していますか？

宮本：
新卒では、3,000名ほどの個人情報を管理していますが、応募ラベル機能を活用し、誰がどのステータスか一目でわかるようにしています。「説明会に参加」「イベントに参加」「イベントでの1次選考通過」など、ラベルが多くついているほど選考が進んでいることを意味します。学生から連絡をもらったときも、どんな対応をすべきかがぱっと見てわかります。大型イベントの後などは未対応メールが100通以上たまることもあるので、そのなかでの優先順位付けを、ラベルを見ながらできるのも助かっています。「このイベントに参加した学生に一斉に連絡をとりたい」といった際も検索して、すぐにリストが出せ、コミュニケーションのスピードも一気に上がりました。以前は、学生への連絡を派遣社員に任せるなど、人事担当が複数名体制で新卒採用を行っていました。HRMOS採用を導入してからは、私一人で回せているので、社内のリソース削減としても効果が出ていると思います。

伊藤：
中途採用では、エンジニアが自分たちで採用プロジェクトを立ち上げ、現場主導で採用を行う動きが出ています。もともと当社には、「自分のチームは自分で作る」というカルチャーがあります。創業時から、親会社であるサイバーエージェントからの出向ではなく自分たちで新卒採用を始めようと動いてきました。そんな背景もあり、エンジニアから「もっと採用に携わりたい」「応募を増やしたい」という提案があったんです。

現在は、エンジニアの部門内で、採用委員会、広報委員会、社内活性委員会といったワーキンググループが立ち上がり、「面接官をいつも同じ人にするのはやめよう」「面接の評価軸を明確にしよう」など、自分たちで構造化面接を考えるようになっています。ワーキンググループの各責任者にHRMOS採用の採用担当者権限を、エンジニアには面接官権限を付与することで必要な情報の取得、共有がスムーズになり、評価コメントもきちんと入力されるように。情報を一元管理できるHRMOS採用があったから、エンジニアの主体的な採用業務が漏れなく運用できているのだと思います。

評価コメントの共有が、面接の質の向上につながる

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

伊藤：
リファーラル採用の情報管理です。今は、社員から紹介があってもその情報を集約する先が定まっていません。紹介があった段階からHRMOS採用に情報を入れられるようになれば、リファーラル採用の割合も上げられるのではないかと思っています。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

宮本：
HRMOS採用のよさは、情報共有のしやすさとUI、UXのわかりやすさだと思います。募集職種が多く、複数名で採用を行っている企業は連携しやすく使い勝手がいいのではないでしょうか。面接の評価コメントも複数名で共有できるので、採用担当者、面接官のスキルアップにも使えると思います。「この候補者にこんな話もしてみてはどうか」といった議論ができるようになったり、「こういう視点で選考するのはいいね」といった採用基準のすり合わせにも使えたり、属人化しがちな面接評価を可視化できる意義は大きいのではないでしょうか。