データ分析機能を活用し、職種ごとの通過率を把握。最適な採用チャネルの選定などに役立てている

属人化していた採用業務を、誰でも把握できるようにしたかった

ーHRMOS採用を導入されたきっかけはなんでしょうか？

内堀：「Googleスプレッドシート」での管理では限界があったこと、複数メンバーでの情報共有が難しかったことから、採用管理システムの導入を検討し、2018年5月にHRMOS採用の導入を決めました。以前は、新卒・中途採用の管理をすべて私一人で担当しており、候補者情報の転記、面接日程の把握、面接評価の確認など、業務が膨大でした。人材紹介会社、求人媒体、リファーラルを活用し幅広く採用しているため、月間の応募数は200～300名にものぼります。その情報すべてをきちんと更新できているのか、漏れがあるのではないかと常に不安でした。また、私がいなければ採用活動の状況がわからず、業務が属人化していました。HRMOS採用の導入を検討していた時期に、アシスタントが入ることが決まったのですが、「Googleスプレッドシート」やメールでは情報共有が難しいと感じていました。過去の履歴を複数メンバーがチェックできるようにするためにも、システムの導入は必須でしたね。

ーさまざまな採用管理ツールがあるなかで、なぜHRMOS採用を選ばれたのでしょうか？

内堀：メールのやりとり履歴や候補者情報の一元管理など、採用管理システムとしての最低限の機能以外に、採用における数値分析ができるレポート機能に魅力を感じました。また、リファーラル採用を推進したいと考えていたので、その機能があること、タレントプール機能も充実しているなど、人事・採用業務に必要な要素が網羅されていると思いましたね。

求人票を一括で共有でき、人材紹介会社とのコミュニケーションロスが減った

ー導入後、HRMOS採用をどのように活用していますか？

内堀：採用状況の社内共有のために、レポート機能はかなり活用しています。当社では週に1回、全社員が集まる朝会で、採用活動の報告をする時間を設けています。リファーラル採用を強化するために、どのポジションで募集しているのかを周知するのが目的です。HRMOS採用は、採用状況の推移をグラフで出してくれるので準備もラクですし、「どの採用がうまくいっているのか、苦戦しているのか、必要としているのか」が一目でわかり、採用に対する社員の動機づけにもつながっていると思います。

ほかに、月に1回、HRチームと経営陣との会議でその月の採用活動状況をまとめて話すことがあり、そこでもデータを使っています。複数職種の採用が同時並行で進んでいるので、どの職種が決まっていないのか、順調に採用できている職種との違いは何かなどの分析にも役立ちます。面接官による選考通過率のばらつきも数字で出せるので、「書類選考の通過率は全職種平均で2割なのに、この面接官は評価が甘い/厳しい」といったデータを個別で見ることも可能に。数字をもとに当該面接官と「もう少し厳しく評価してください」といった会話もでき、状況改善につなげています。

阿部：週次報告は以前から行っていましたが、通過率何％といった具体的な数字までは出せていませんでした。HRMOS採用では、必要な数値をリアルタイムで把握でき、グラフも生成されるので、会議のためにデータをまとめるといった準備をする必要がなく、HRチームの負担はかなり減ったのではないかと思います。

採用に携わっていると、「最近この職種の採用が進んでいないな」と漠然とした違和感を抱くことがあります。それらを数字というファクトをベースに検証できるので、戦略を考えるマネジメント側としては非常に助かっています。会議中に出てきがちな、「あの候補者はどうなったんだっけ？」といった疑問にも、HRMOS採用をその場で操作すればすぐに状況が把握できます。事前に情報整理をしておく必要がなくストレスがありません。

ー導入によって得られた効果はありましたか？

内堀：HRMOS採用の求人票を人材紹介会社に一括で、リアルタイムに共有できるようになり、人材紹介会社からの紹介数が増えました。以前から、50社ほどの人材紹介会社とやりとりをしているのですが、個別に求人情報を伝えるのにかなりのパワーが割かれていました。HRMOS採用の求人フォーマットは、企業の魅力や具体的な仕事内容、条件面など必要な項目が網羅されており、「この求人の募集を開始する」と決めれば、人材紹介会社に一斉に送信できます。連絡漏れもなくなりましたし、求人情報の精度が上がったため、人材紹介会社からの「こういうケースはどうなりますか」といった個別の質問も減りました。人材紹介会社としても、必要な情報が漏れなく迅速に送られるため、紹介に向けて動きやすくなったのではないかと思っています。

採用を戦略的に進めるうえで、データ分析ツールは必要

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

阿部：戦略人事・戦略的な採用を考えている方には必須のツールだと思います。現場の採用担当者の業務の効率化だけではなく、データ分析のための数値が見やすいので経営者としての戦略立案にも役立ち、コストパフォーマンスが高いと感じています。当社では新卒採用でもHRMOS採用を活用していますが、応募数から内定承諾までの各通過率を数値で追えたことで、「今の採用チャネルだけでは目標とする採用人数に到達しない」など、精緻な予測ができました。その結果に基づいて採用チャネルを変更したことによって、目標を達成できました。

内堀：小規模の会社で、組織体制が絶えず変わっていく成長企業にこそ、HRMOS採用の導入をおすすめしたいですね。「担当者しか情報を把握していない」状態が続けば、複数人体制になったときの情報共有に苦労します。早い段階から「HRMOS採用を見ればわかる」という脱属人化を進め、業務の引き継ぎや情報共有にパワーがかからないようにしておくといいと思います。

HRMOS採用は操作が簡単なので、アシスタントなど新メンバーが入ってもレクチャーに時間がとられません。誰かがHRMOS採用に情報を入れるなどアクションを起こすと通知がくるようになっているので、「書類選考や面接の結果が入力された」などタイムリーに状況を把握できます。次にやるべきことをアシスタントとスピーディーに共有できるのも非常に助かっています。