株式会社Viibar

業界：インターネットサービス
事業概要：動画マーケティング事業、動画メディア事業
従業員数： 40名（2016年6月現在）

Viibarは動画コンテンツに関わるビジネスを事業領域としています。
クライアントの課題解決のため、デジタル動画の企画から制作サポート、広告配信までをワンストップで提供する動画マーケティング事業、最先端の情報をユーザーに届けるメディア「bouncy」の運営し、放送局・メディア企業・新聞社などのパートナーの動画メディア開発支援事業、クリエイティブ業務効率化ツール「Vync」の開発・提供を行うプロダクト事業を柱とし、変革が進む動画コンテンツ業界において、日本におけるリーディングカンパニーとなるべく、日々研さんを重ねています。
現在、同社に登録するプロクリエイターは国内最大級の約 3,500名。こうしたブレーンにも支えられ、2013年の創業以来、動画の企画制作から配信まで一気通貫で行うことにより、独自の地位を確立してきました。動画制作にあたっては、独自に開発した広告業界向けクリエイティブ業務効率化ツール「Vync」を使用しています。
顧客の抱える課題に対し、同社が提供してきたさまざまなソリューションは、ナショナルクライアントをはじめとした多くの企業から高く評価されています。

導入の目的

スピーディーな選考を実現する
採用に関するKPIを管理する

課題

応募者数増加に伴い、面接日程調整の業務負荷が大きくなっていた
選考情報の一元管理ができておらず、選考ステータスがあいまいになっていた

導入の決め手

レポート画面で、見たい数値をすぐに確認できる
CSVファイルで応募者情報を出力できるため、独自の切り口でも分析できる
UIが直感的である
作成できる求人の、レイアウトの洗練度が高い

効果

採用実績の可視化により採用の健康診断ができるようになった

選考スピードの遅延が最大の悩み

応募者数の増加に伴い、面接日程の調整にかかる業務負荷が大きくなっていたことが課題でした。当社は他社に比べて選考回数が多いので、スピーディーに面接調整しなければ選考期間が長引き辞退されてしまうリスクがあります。

また、選考情報の一元管理ができておらず、候補者の選考ステータスが曖昧になりがちでした。選考結果連絡の遅延や、面接官に対して同じ日の同じ時間に2つの面接を設定する等のミスが発生していたことも選考スピードが遅れる原因になっていました。

選考情報は「Excel」で管理しており、複雑な関数が組まれていました。そのため、経営者が見たい切り口でデータを再集計すると関数エラーでデータが壊れてしまったり、ファイルサイズが大きすぎてフリーズしたりするなど、採用KPIの管理には限界だと感じていました。さらに、前年比で採用数の倍増を計画しており、業務負荷が高まることが確実で、効率化しなければ業務がまわらないことは目に見えていました。

充実した機能、直感的なUIが導入の決め手

そんななか、ビズリーチで採用管理システムの提供を開始するという話を聞き、営業担当者にデモを見せてもらい、「レポート画面で見たい数値が一発で確認できそう」「工数を削減して他の重要な業務にリソースを割けそう」という印象が強く残りました。CSVファイルで応募者情報を出力できるので、当社独自の切り口での分析にも対応できるのは安心感がありました。

過去に採用管理システムの調査をして数社からデモを見せてもらいましたが、分析に必要な機能が不十分で、分析のために製品をカスタマイズすると利用料が高額になるので導入を断念した経緯がありました。また、いずれの製品もUIが直感的ではなく、作成できる求人レイアウトの洗練度がイマイチであることも気になりました。当社公式サイト内の採用ページに利用すると、当社が発信するクリエイティブなイメージを毀損することになる可能性があるなという印象でした。

採用管理では個人情報を扱うので、知らない企業の製品や無料のサービスは容易に導入できません。また、いったん導入してしまうと切り替えがしづらいのも、気軽に導入できなかった理由です。

人材紹介会社から「対応スピードが早くなりましたね」と言われました

HRMOS採用はUIが分かりやすく、候補者からの返信メールや応募情報をすぐに把握できるので業務効率が上がりました。書類選考や面接評価が翌朝までに完了し、採用したい方への連絡遅延がなくなったことで選考スピードが大きく改善されたと感じています。人材紹介会社からも「以前より対応スピードが早くなりましたね」と好評です。また、HRMOS採用のダッシュボード画面を見るだけで、面接日程の登録忘れや面接バッティングを容易に防げるようになりました。ダッシュボードの「応募総数」の項目で応募者獲得の進捗が分かり、「新着応募」や「未対応メール」の項目で未処理のタスクをチェックすることで、業務遅延が起きていないかを毎日確認しています。

選考情報を一元的に管理することで対応漏れが減るだけではなく、情報を探す手間が省けて業務効率化にもつながっています。採用実績の可視化により採用の健康診断ができるようになったのは大きな成果です。レポート機能で、採用メディアや人材紹介会社ごとの実績が見えるのも便利で、応募経路ごとの選考実績がグラフ表示されるので、データ集計作業が楽になりました。また、各面接官の評価実績レポートでは面接評価傾向を定量的に見ることができるので、新たな気づきがあります。今後の採用活動の改善に活用したいです。