工数を3割以上削減し、学生との対話や学生に寄り添った採用を実現できた

自社開発システムなどの併用で作業工数が膨らみ、新たな取り組みも阻害されていた

―まず、松本様の役割を教えていただけますか。

私は新卒採用チームで、新卒採用に関わるすべての業務を担当しています。現在は23卒を140名採用するミッションに取り組んでいます。学生に当社を知ってもらうための採用広報や母集団形成、選考フロー設計や採用要件定義、面接と幅広く取り組んでいます。

―新卒採用ではどのような学生の採用に取り組んでいるのですか。

コミュニケーション能力と主体性を重視しているため、それらを持つ学生の採用に取り組んでいます。そのため弊社では2次面接を90分間の対話形式にしており、そこで候補者に向き合いながらその能力を見極めています。この対話に相当なパワーを注いでいます。

―HRMOS採用「新卒エディション」導入の経緯を教えてください。

当時、当社では新卒採用に2つの異なるシステムを使っていました。自社開発のシステムと中途採用版のHRMOS採用です。毎年数千名の応募者が集まる当社の新卒採用において、部分最適の観点から2つのシステムを同時並行で使用していました。その結果、作業工数も倍に膨らんでいる状況でした。

―システム併用が原因で作業工数が倍増したのですね。どんな問題がありましたか。

問題点は大きく3つありました。1つ目は「採用業務の効率の悪さ」です。複数システム併用により、候補者の情報管理やデータ分析に多大な労力が必要となっていました。2つ目は「情報連携の難しさ」です。3つ目は「複雑化する新卒採用業務への対応力不足」です。「候補者体験を最大化させたい」という考えのもと、オンライン選考など新たな取り組みをどんどん進めたいと計画するものの、システム併用がいつも障壁となっていて課題だと感じていました。

―「新卒エディション」導入にあたって、社内ではどのように意思決定されたのでしょうか。

「新卒エディション」でこの3つの問題点を解決できるかを検討し、取締役に直談判しました。作業工数がどれだけ削減でき、どれだけミスが減るのか、その他定性的な効果もなるべく定量化して示すように心がけました。幸いなことに、当社経営層が既にHRMOS採用の価値をしっかり理解してくれていたため、導入案はすぐに承認されました。

―自社システムからの切り替えや中途採用版のHRMOS採用との使い分けなどはいかがでしたか。

切り替えにあたっては、中途採用版のHRMOS採用と自社システムで選考を管理していた学生は選考が終わるまでそちらで管理し、新たに選考が始まる学生は「新卒エディション」で管理する、という形をとりました。そのため、一時的に3つのシステムを使っていたことになりますが、候補者体験を一番に考えた結果です。「成長痛」のようなものと考え受け入れました。

工数を3割以上削減でき、学生との対話により多く時間を割けるようになった

―「新卒エディション」を使ってみたご感想はいかがですか。

本当に導入して良かったと思っています。中途採用版のHRMOS採用と同様の直感的でわかりやすいUI/UXや、一目でわかるレポート機能は本当にありがたいです。「新卒エディション」には、新卒採用の「複雑化」という課題に対応できる仕様になっていると感じます。

説明会や採用イベントにたくさんの学生が参加してくれるため、とてもじゃないですが手動では日程調整できません。その点、「新卒エディション」なら膨大な数でも自動化できるので助かります。私たちの工数削減効果だけでなく、選考枠の空き状況がリアルタイムで学生からも見えるので、学生に煩わしい体験も与えない素晴らしい機能だと思います。

―対応する人数が増えるなか、業務効率化の実感はいかがでしたか。

導入当初は「作業工数の2割削減」を目標にしていましたが、実際は3割以上削減できたように思います。接点を持つ学生数が大幅に増えるなか、本来であればより業務量が増えるはずなのに、しっかり削減できていました。

―具体的にどういった業務が3割削減できたのでしょうか。

主なところは候補者管理と学生との日程調整です。これまでは1通1通メールで希望日程を聞いて、面接官の空き日程を調べて、確定連絡を送るというアナログな日程調整をしていました。それが学生側から希望日程を選んでもらうだけで選考枠が決まる仕様になり、大幅に作業工数が削減されました。

―「新卒エディション」活用で、業務効率化以外にも感じられた効果があれば教えてください。

特に採用の質の部分で効果を感じています。作業工数削減の結果、学生との対話にとれる時間が増えたことで、弊社の価値観に共感していただき、私たちもその学生の価値観にすごく共感できる、そういった理念の合致度が以前より高い状態で新卒採用ができているように思います。他にも、クリエーティブな採用施策の実施など、より価値のある業務にリソースを割ける体制にできたのが大きな変化です。

―御社は「スピード感のある選考を重視」をうたわれていますが、そこに「新卒エディション」は寄与していますか。

はい。「新卒エディション」のおかげで、日程調整のタイムラグが大幅に短縮されました。極端な話、学生が応募した翌々日には選考に参加できます。選考参加後も学生管理がスムーズに行えるので、早ければ応募後2週間足らずで内定に至る学生もいます。

採用担当者の価値ある業務に最大限のリソースを割くために

―最後に、「新卒エディション」導入検討中の方に向けたオススメポイントを教えてください。

少子化で学生数も減り採用競争が激化するなど新卒採用は大変な状況ですが、そんな環境下でも人事担当の方々は会社の5年先、10年先を見据えた投資という極めて重要な業務をされていると思います。なかでも新卒採用担当者のもっとも価値のある業務は、学生との対話、学生に寄り添った採用活動だと考えています。

そのもっとも価値のある業務に最大限リソースを割けるようにするために、「新卒エディション」は最大限サポートしてくれるものだと私は確信しています。最大の効果は、マンパワーで対処してきた数多くの作業、事務的な業務をすべて「新卒エディション」が担ってくれる点にあります。もし私たちと同じように新卒採用で悩まれている方がいれば、一度ご検討いただきたいと強く願っています。