書類選考のリードタイムが10分の1に！ リアルタイムで採用の状況を把握でき、「攻めの人事」として次の一手が打てるように

まずは今何が起きているかを数値で可視化し、課題が発見できる状態を作りたい

ーHRMOS採用導入のきっかけは何でしょうか？

間多：
導入前は、「何が起きているのか、よくわからないこと」が一番の問題でした。今、どの部署が何の職種を募集していて、それがどの媒体でどうやって出ていて、その効果がどうかといったことが、担当者たちもリアルタイムで把握できていなかったのです。また、中途採用業務はどうしても面接やそれに付随する業務がメインになってしまい、数値に基づいて採用活動のPDCAサイクルを回すことを徹底しきれていませんでした。

関：
当時使っていた採用管理システムは、選考管理をするには良かったのですが、あまり数値の管理には向いておらず、数値管理にかなり苦労している状況でした。

間多：
中途採用業務は、採用担当者の数に比べてステークホルダーが多く、情報管理を徹底しないと、業務コントロールをしきれないと実感しました。解決策として、まずはシステムを刷新し、しっかりと使いこなしていくこと。そして、情報を一元管理して可視化し、採用に関する情報が集まるハブとして機能させることで、業務改善の基盤にすることを目指しました。

ー他の採用管理システムがあるなかでHRMOS採用導入の決め手は何だったのでしょうか？

関：
ユーザビリティーが良かったことです。株式会社ビズリーチ自体が採用に大変力を入れていて、その観点から内製でHRMOS採用を作っているからか、「採用担当者にとっての使いやすさ」をとても意識して作られているなという印象です。他社と違う点は、他社は「この機能はある・ない」という観点からの説明が多いのに対して、HRMOS採用は株式会社ビズリーチで利用していることもあって、採用担当者の視点で「これができる・できない」と伝えたり、開発したりしてくれる点です。

間多：
ユーザビリティーを重視した理由としては、以前の採用管理システムがなかなか社内に浸透しなかった、という経緯があったからです。採用管理システムは、採用担当者だけでなく採用アシスタントや、多忙な事業部の面接官も利用します。もちろん、全員のITリテラシーは一律といきません。そうはいっても全員が利用できないようではシステム導入を行う意味が半減してしまいます。システム導入時のハードルを下げる意味でも、まずは「画面を開いてみようかな」と、最初の一歩を踏み出してもらえるユーザビリティーの高さが、大事なポイントでした。HRMOS採用は次にすべきことがすぐわかる直感的なUIで、そこがとても優れていると思います。画面を見せると歓声が上がることもあります。

2～3日かかっていた書類選考が2時間に。面接前の応募書類の印刷や配布といった作業がゼロに

ーHRMOS採用を導入した結果、どんな変化がありましたか？

関：
選考にかかっていた時間と手間を、かなり削減できました。以前は面接前に、必要な書類をまず印刷して、とじて、面接官に配布して……という手間があったのですが、HRMOS採用はその工数が不要なので、かなり効率化できたと思います。あとは、最近応募者数が8～10倍に増え、書類選考に2～3日はかかっていたところを、HRMOS採用導入後、応募があってから2時間程度で終えられるまでになりました。1日30～50件の書類選考をしていますが、その量を以前と同じか、むしろ短い時間で回せるようになったんです。

また、応募ラベルを活用することで、自分やチームがしなければいけないタスクの確認もスピーディーになりました。以前の採用管理システムだと、自分が今日すべきことを確認する場合、毎回ページの上から下まで全てスクロールして確認しなければなりませんでした。HRMOS採用は応募ラベルを使って、応募者を細かく分類できるので、「どの応募者がどのステータスにあり、採用チームの中で誰が対応しているか」が一目瞭然です。採用アシスタントも「このラベルが付いているから、次は自分がこの対応をしなければいけない」と自分のすべき業務がすぐわかるようです。

母集団形成ができていない職種もリアルタイムで把握できます。その数値を1～2週間に一度のペースで振り返っているのですが、資料を作るときもレポート画面のキャプチャを貼るだけで済むので、振り返りにより時間を割くことができるようになりました。母集団形成ができていないとわかったら、求人の書き方を変えてみたり、ビズリーチを使ってスカウトしたり、スカウトの書き方を変えてみたりするという改善策がすぐ取れるので、そこからさらに母集団が増えることもあります。母集団自体の質についても、書類通過率や1次選考の通過率が上がっているので、そうしたPDCAサイクルを回すことで、以前より自社が求める人材にリーチできるようになったと感じています。

間多：
管理画面については、どの人材紹介会社からどれくらいの応募がきているのか、ひと目でわかるのもとても便利です。どの人材紹介会社とのコミュニケーションに注力すればいいのかがすぐにわかり、話がすぐ進むようになってとても助かっています。

田中：
バイリンガル人材の求人は、やる気スイッチグループの中の「Kids Duo（キッズデュオ）」「Kids Duo International（キッズデュオインターナショナル）」の他にも、英会話教室「WinBe（ウィンビー）」という3ブランドにあります。いずれかの求人ページにたどり着いた方に、他のブランドを知ってもらい、比較したうえで応募できるので、より自分に合った求人に応募していただけるようになったのではないかと考えています。

間多：
田中が申し上げたように、ネットに最適化された求人ページ、応募フォームも魅力的です。デジタルマーケティング的な施策を打つことで、以前より多くの候補者にリーチができるようになりました。何より、HRMOS採用はユーザビリティーが良いので、そうした工夫をバイリンガル採用課内のみでできるようになったことが、一番の収穫ではないかとも感じています。

全てをHRMOS採用で完結させ、効率化。「攻めの人事」におすすめ

ー今後、HRMOS採用を活用してやりたいことはありますか？

関：
部署間の評価コメントのやりとりをHRMOS採用の中で完結させ、より効率化を図りたいです。現在の弊社内のフローだと、面接が終わったらグループウエアでスレッドを立ち上げ、そこで面接官の評価を回収しています。この時間や手間をなくすため、下期末の2020年2月までにHRMOS採用の使い方を事業部の面接官にもレクチャーして、HRMOS採用内で全て完結させたいと思っています。また、評価コメントも今はフリーフォーマットなので、見るべきポイントが人によって違うという課題があります。弊社として選考で重視する評価軸自体は作り終わっているので、今後はHRMOS採用内の面接評価フォームに反映し、そこにのっとって面接を進めてもらうようにすれば、全員が同じ評価軸で応募者にお会いできるようになります。誰が面接しても会社として大切にしたいことがブレることがない。そんな状態に持っていきたいですね。

あとは、応募者に弊社を紹介するコンテンツを増やしたいです。リファーラル採用で社員が友人や知り合いに弊社を紹介するときに、「うちにはこういう職種がある」と適切に紹介できるコンテンツが今はないんです。大切な友人に弊社を紹介することを想定すると、「いきなりPDFの求人を渡す」という方法は、かなり違和感があると思うので、例えば、採用ページへのリンクをQRコードにし、カード型にして渡すなど、うまく作れないかなと。個人的には、将来的に「人事が採用活動をしない会社」にしていきたいですね。全員リファーラル採用で弊社を選んでもらえるようにしたいです。

ーHRMOS採用をどんな企業や人事・採用担当者におすすめしたいですか？

田中：
複数のブランドでさまざまな地域に展開している企業の方にはとてもおすすめです。新しいページを作るのがとても簡単で、特に「Kids Duo（キッズデュオ）」は全国展開していて、各地にたくさんの求人があるので、ページを複製しながら、全拠点で統一して伝えることはブレないようにして、それぞれの拠点で伝えたいことは、書き足していくだけで良かったのが便利でした。

関：
会社の成長に伴って、募集ポジションがどんどん増えている企業は、かなり使いやすいと思います。弊社はまさに事業拡大に伴い募集ポジションを増やしているところなので、使いやすさを実感しています。また、「攻めの人事」をしたい企業はぜひ使うべきだと思います。分析機能が優れているので、次の一手を打つための数値的な根拠を得やすいからです。ビズリーチとの連携もあり、HRMOS採用で作った求人をビズリーチにも掲載できるので、工数をかけて取り組みたいデータベースでの検索により注力できるようになります。今後はスカウトを送信したり、候補者の入社意欲を高めたりという仕事をどんどん事業部にまかせ、人事はプロジェクトマネジメントに回る、という体制を作りたいです。